Smartfile, l’armadio intelligente

Gestire l’informazione significa poterla controllare. Nello spazio e nel tempo. Con i sistemi tradizionali di archiviazione, però, questo non è sempre possibile. I documenti possono finire nelle mani di chiunque, oppure essere rintracciati solo dopo una notevole perdita di tempo.
L’archiviazione protetta richiede una soluzione che fornisca tre certezze:

• l’accesso controllato alle informazioni
• l’immediata rintracciabilità dei documenti
• la registrazione della loro consultazione

Oggi questo “sistema intelligente” esiste e ha un nome, Smartfile. Si tratta del primo sistema sicuro per la protezione e la ricerca dei documenti d’archivio.

SmartFile è un armadio con funzioni di archivio che possiede un cuore tecnologico e la capacità di proteggere i contenuti archiviati senza complicare l’attività di chi dovrà consultarli. A rendere SmartFile un arredo elegante e facilmente integrabile ci pensano poi le finiture e i materiali di qualità superiore.

SmartFile funziona in modo semplice: un operatore autorizzato si avvicina all’armadio; la persona è provvista di una tessera di riconoscimento chiamata key card. Questo oggetto, grande quanto una carta di credito, rende possibile un’attività altrimenti complessa: l’identificazione dell’operatore e la verifica della sua autorizzazione ad accedere. Una volta effettuato il riconoscimento, l’anta dell’armadio si apre automaticamente. L’operatore sfila un raccoglitore e consulta un documento importante. Quando ha finito, compie l’operazione inversa: ripone il documento nel raccoglitore e quest’ultimo sul ripiano. Richiude la porta dell’armadio e si allontana.

La consultazione si è svolta con la facilità di sempre, questa volta, però, anche con la massima sicurezza. Non solo, ma l’intera attività è stata tracciata: data, ora, nome dell’operatore, documento consultato.

I punti di forza.

L’uso di SmartFile non comporta alcun cambiamento nella normale attività degli operatori, né richiede ridondanti input di dati o doppi inserimenti. Garantisce la ricerca e l’individuazione dei documenti archiviati, o di eventuali oggetti contenuti nei singoli raccoglitori, anche a distanza di anni.

SmartFile è in linea con le prescrizioni normative in materia di tutela dei dati personali e della privacy, in osservanza di quanto previsto dal D.lgs.n.196/2003 “codice in materia di protezione dei dati personali”, dalla circ. CNIPA n.11/2004 “regole tecniche sulla conservazione documentale” e dal D.lgs. n.82/2005 “codice dell’amministrazione digitale”.

Consente di ottemperare alle ulteriori prescrizioni impartite in materia dall’Autorità Garante per la Privacy

SmartFile è integrabile e personalizzabile con soluzioni software di protocollazione, gestione documentale, archiviazione ottica sostitutiva e hardware come telecamere di vigilanza e sistemi di allarme fruibili in remoto.

SmartFile si compone di quattro elementi essenziali:

• Rilevatore di presenza Un rilevatore di presenza a led tricolore, posizionato sul top dell’armadio SmartFile, con funzioni di segnalatore acustico e di allarme.
• Sensore di prossimità Un sensore di prossimità installato su un’anta, in grado di leggere la key card dell’operatore.
• Centralina di controllo Una centralina di controllo che svolge la delicata funzione di comunicare via rete ethernet al software di supervisione tutto ciò che accade intorno e dentro l’armadio.
• Raccoglitori I raccoglitori sono provvisti di un chip transponder, annegato nel dorso, che permette al sistema di identificarli in modo univoco. Mediante sensori presenti nella parte posteriore dell’armadio, i chip consentono inoltre di comunicare al software di supervisione ogni evento che coinvolge il raccoglitore stesso (prelievo, tempo di consultazione, riposizionamento).

Il cervello del sistema SmartFile è costituito dalla centrale di supervisione.
Si tratta di un personal computer provvisto di un software che interagisce in modo continuo e istantaneo con i sensori presenti nell’armadio. L’apertura e la chiusura delle porte, la consultazione dei raccoglitori, gli allarmi e ogni altro evento che riguarda l’armadio viene monitorato, autorizzato o negato, e infine archiviato. La centrale di supervisione, inoltre, è in grado di comunicare in modo automatico le eventuali situazioni di allarme a sistemi di monitoraggio remoti, anche con compiti di controllo superiore.

Ma SmartFile non è solo un armadio: può essere elevato a sistema che consente di proteggere anche gli archivi di grandi dimensioni, costituiti da decine di scaffalature e centinaia di scatole e documenti. In questo caso la logica funzionale dell’armadio intelligente viene estesa a un’intera stanza. L’utente provvisto di key card è identificato lungo i corridoi da antenne radio disposte sugli scaffali. Verificata la sua autorizzazione a operare, il sistema consente di inserire o rimuovere scatole e fascicoli (tutti o in parte), esattamente come avviene con l’armadio.

La possibilità offerta dal sistema SmartFile di ritrovare informazioni archiviate da lungo tempo diventa in questo caso particolarmente utile ed è agevolata dall’utilizzo di un comune browser web.

SmartFile nasce da una collaborazione interdisciplinare tra aziende leader nei rispettivi mercati. Doimo City Line Spa di Treviso, che attraverso la propria divisione dedicata agli arredi per l’ufficio ha realizzato l’armadio, e VDA Elettronica Spa di Pordenone, società specializzata nella building automation e nella produzione di tecnologia, che ha curato la progettazione dell’infrastruttura hardware e software.

Gli sviluppi applicativi dell’idea, invece, si devono all’avvocato Glauco Riem, docente universitario di informatica giuridica ed esperto di gestione documentale.